李欣
摘 要： 档案管理是艺术类高职院校管理工作的重要组成部分之一，在开发学校档案信息资源、推动学校信息化建设、促进内涵发展和提高治理能力等方面发挥着不可或缺的作用。本文以湖南艺术职业学院、湖南工艺美术职业学院两所艺术类高职院校为例，采用调查研究法、经验总结法等方法，结合在这两所学校从事档案管理工作的实际经验，对艺术类高职院校档案管理现状进行归纳、研究与分析，为艺术类高职院校档案管理规范化研究提供參考。
关键词： 艺术类高职院校 档案管理 现状 问题
1.引言
档案管理作为艺术类高职院校基础性管理工作的重要组成部分，管理水平直接反映了学院的办学质量和发展水平。近几年我国陆续出台了一些档案管理方面的规章制度或指导意见，对于规范我国高职院校档案管理、提高全国档案管理工作整体水平具有理论指导和现实意义。如2014年我国出台了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出要“把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导”[1]。艺术类高职院校注重提升管理水平、提高人才培养质量、强化特色发展等阶段，由于自身办学条件、人员队伍建设、经费投入等原因，相关档案管理政策未落到实处，导致档案管理面临诸多亟待解决的问题及规范化程度不高。基于此，笔者以在湖南艺术职业学院、湖南工艺美术职业学院两所艺术类高职院校从事档案管理工作的实际经历，运用调查研究法、经验总结法等研究方法，了解、归纳艺术类高职院校档案管理现状，并分析存在的问题及原因，为研究艺术类高职院校档案管理规范化研究奠定基础。
2.艺术类高职院校档案管理基本情况
对湖南艺术职业学院、湖南工艺美术职业学院两所艺术类高职院校档案管理工作基本情况进行实地调研、经验总结，发现随着信息技术的快速发展、信息资源共享的形势要求，艺术类高职院校在强调内涵建设的同时逐步意识到档案管理的重要性及迫切性，积极多措并举提高档案管理水平并取得了一些成绩。湖南艺术职业学院于2020年4月成立了档案馆，购置了200立方米密集架、10组防磁柜、4台除湿机等档案库房硬件设备;制定《湖南艺术职业学院档案管理办法（试行）》《湖南艺术职业学院档案工作考核办法（试行）》等制度，明确文件材料归档范围、档案归档流程、档案队伍职责、档案工作考核细则等，健全档案管理各项制度，规范档案管理程序;上线使用档案管理系统，对2019年度纸质档案进行数字化加工，推进档案信息化建设进程，档案管理规范化水平明显提高。湖南工艺美术职业学院综合档案室始建于1989年，根据专业档案的独立性设立了学生、人事、教务3个档案分室，出台了《机关文件材料归档范围和保管期限表》《档案室工作人员岗位职责》等制度，较好地确保了档案的收集有据可依、档案的保管有章可依;2016年成立了档案专兼职人员队伍，其中硕士研究生占比达52.6%，初步形成了一支学历相对较高的档案队伍，为学院档案工作的规范开展奠定了人员基础。
虽然湖南两所艺术类高职院校档案管理取得了一些成绩，但是发现了需要进一步完善的地方。学院对档案工作的重视程度不够，档案制度建设及实施效果不太理想，档案收集工作开展较困难等，导致档案管理工作各环节进展不顺畅;档案资源结构比较单一，档案资源利用效率较低，档案的真正利用价值很难充分发挥;档案宣传意识不到位，档案业务培训落实不到位，档案人员队伍专业素养不高，导致档案编研工作开展困难;档案数字化程度较低，电子档案收集不完整，档案信息化建设进展缓慢等，实现档案管理科学化、规范化任重道远。
3.艺术类高职院校档案管理存在的问题
3.1档案管理重视程度不够高
一是院领导对档案工作的重要性认识不够全面。艺术类高职院校领导对档案工作缺乏明确、长远的发展规划，重视程度不够高，档案机构没有按照《高等学校档案管理办法》的规定合理配备档案工作人员，未设置档案专项经费，种种原因直接影响学校档案机构有效实施相应的档案职权和运行力度，决定档案管理的规范化水平。
二是档案机构领导责任意识不够强。档案机构领导是档案机构的核心人员，是档案事业发展的设计者和推动者，从整体上掌控档案管理工作的推行及施行。艺术类高职院校档案机构领导是否具有较强的责任观念，是能否保障档案机构有效开展、规范管理的重要因素。访谈湖南两所艺术类高职院校档案机构负责人，谈及档案信息化的发展规划事宜时，档案机构负责人说档案信息化需要学校大量资金、人力、物力投入，暂时不提上规划日程。档案机构负责人并没有长远考虑学校档案管理工作的开展，仅仅满足于纸质档案的管理。艺术类高职院校档案机构领导的责任感决定了整个档案管理团队的工作意愿，若档案机构领导自身不具备较强的责任感，不能为学校档案管理做好长远的发展规划，则会导致档案工作人员出现倦怠心理，挫伤规范档案管理的积极性、上进心。
3.2档案管理机制不够健全
一是档案管理制度不够完善。根据中央、省市有关档案法律法规要求，艺术类高职院校逐步强化档案管理工作且成立了综合档案室或档案馆，但因经费投入、人员配备、制度建设等客观因素，未能真正实现档案分层管理，档案管理制度体系尚未完全形成。如湖南工艺美术职业学院于2008年出台了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对学院各部门应归档的文件材料范围和保管期限进行了细化、明确，但是未制定可实施的档案收集、归档、借阅、电子档案管理等系列配套制度，未形成完整的档案管理制度体系，各部门主动归档意识不强，部门档案因为长期不整理而出现缺失、零乱堆放的情况，最终导致艺术类高职院校档案资料缺失、整理不规范、利用难度大等问题。
二是缺乏行之有效的激励机制。艺术类高职院校如果不建立一套行之有效的档案工作考核标准，就不能有效激发各部门专兼职档案人员的档案工作热情、积极性，不利于学校档案资源体系的构建和管理规范开展。湖南两所艺术类高职院校虽然分别出台了档案工作考核办法，但是并未真正开展部门档案工作情况实地检查、评估和考核等工作，只是档案机构人员比较片面、主观地根据部门档案工作总结、档案工作自评表进行评价，缺乏有效的档案工作激励措施，很大程度上削弱了部门档案工作人员的进取意识，不利于档案机构的职能发挥和学校档案管理水平的整体提升。
3.3档案人员队伍素质不高
一是档案人员专业素养不够高。艺术类高职院校档案管理人员不仅要有良好的思想政治素养，更要具备较强的档案专业知识和信息技能素养。根据访谈调查结果，湖南两所艺术类高职院校档案人员队伍中只有2名档案学专业人员，73.6%的档案工作人员从未接受过档案相关知识的系统学习和培训，缺乏适应新时代背景下规范档案管理、实施档案信息化的基础知识和业务能力，档案专业水平和信息化技能不够高，甚至档案管理发展意识非常薄弱，大部分人员仍然将档案管理简单地视为档案的收集、整理、查询，很难适应新时期档案管理规范化的需求。
二是档案队伍变动性较强。档案管理在艺术类高职院校各项工作中处于边缘化，档案人员不被领导器重，导致档案管理人员队伍不稳定，没有人愿意花费更多时间、精力思考如何把档案管理做细、做精、做规，尤其各部门兼职档案人员由于调岗、转部门或岗位职责变化等原因，人员变动性、流动性特别大。据统计，湖南工艺美术职业学院有兼职档案人员19人，其中在档案岗位工作1年及以下的有9人，占比高达47.37%，档案岗位人员异动较大，意味着每年都要花费时间和精力培训、培养新档案人员，刚刚熟悉基本业务知识，可能又面临着第二年的岗位变动。档案人员的稳定性关系着档案队伍的整体业务素养，更是提高艺术类高职院校档案管理水平、规范化程度的关键所在;它的不稳定性容易影响档案工作任务的完成度及质量。
3.4档案资源开发利用力度不够
一是對档案资源开发利用的重要性认识不足。档案管理的终极目标是对档案资源充分合理的开发利用，档案人员要加强对档案资源开发利用价值的认识。档案管理人员的思想观念依然偏向“重管轻用”，对新形势下的档案资源开发利用缺乏深刻、清晰的认识[2]（24）。湖南两所艺术类高职院校虽然将档案编研、档案开发利用纳入了档案工作考核项目，但档案人员只是勉强完成下达的年度基本任务，编研力度不够强、编研成果非常少，造成档案利用手续、流程烦琐且效率低下。档案人员对新形势下的档案资源开发利用没有全面、充分的认识，仍然认为管好档案是重点，缺乏主动挖掘、开发档案资源的意识，对于开发利用好档案资源的认识不到位，致使档案资源的利用价值得不到全面、充分地发挥。
二是档案资源结构不够丰富。艺术类高职院校管理档案的最终目的是利用好档案，使其能够更好地服务于学校的建设发展和教学科研，但由于档案资源结构单一、利用手段落后等原因，导致档案管理面临档案利用效率较低、开发利用力度不够的问题。根据湖南两所艺术类高职院校2019年档案年报统计情况，现存档案门类比较齐全，但是室藏量有偏重，文书档案、学生档案、会计档案等占比较大，科研、声像、实物档案偏少;纸质档案藏量较多，电子档案收集偏少;近十年的档案数量比较多，学校建立初期的档案藏量非常少。目前艺术类高职院校室（馆）藏档案结构比较单一，很难满足各部门、校友及社会人士查询档案的多样性需求，并不能真正系统、完整地展现出学校的历史发展历程。
三是档案人员编研能力不高。在档案资源开发利用中，档案人员的文化素养、档案编研业务能力等直接影响档案资源开发利用质量和效率。由于艺术类高职院校档案人员缺乏相关的档案编研知识及编研能力，档案专业知识及文化素养不够高，直接致使档案资源挖掘深度不够、开发利用水平不高。目前湖南两所艺术类高职院校档案编研形式较单一，只有大事记、教育年鉴两种形式的编研成果，档案的宣传与推广力度不够，制约了档案资源开发利用的有效推进。
3.5档案信息化建设比较滞后
为深入贯彻落实《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》、国家各项档案政策及相关文件精神，艺术类高职院校积极开展和推进档案信息化、数字化建设工作，但由于学校资金投入有限、人才配备不到位、档案管理软硬件设施配置存在滞后性等原因，导致档案管理系统及服务平台建设较为缓慢，真正实现档案信息化建设任重而道远。在湖南两所艺术类高职院校被访谈的档案工作人员中，谈及档案管理中亟待解决的问题时，42.11%的人员认为目前学院档案信息化建设比较滞后，各部门移交档案途径单一和查阅档案不便捷，未实现与其他教务系统、财务系统等业务系统的对接，做不到电子档案在线实时移交，大大影响档案工作效率，无法实现全校档案资源的整合及全文数据库的建设，造成档案收集、整理、查询等环节时间、精力和资源的浪费。
4.结语
随着中国职业教育事业步入快速发展的轨道，办学规模不断扩大、人才培养模式不断优化转型，我国职业教育进入了提升质量、强化特色的发展阶段。2015年教育部在《职业院校管理水平提升行动计划（2015—2018年）》中指出了职业院校内涵发展的现实要求是提高自身管理水平，提高人才培养质量的重要保障也是内涵发展[3]。随着社会信息化和大数据发展趋势，艺术类高职院校的整体管理水平日渐规范化、信息化，档案管理作为基础性管理工作的重要组成部分，管理的信息化、规范化程度直接反映了艺术类高职院校办学质量和管理水平。艺术类高职院校档案管理面临诸多亟待解决的问题，导致发展水平相对滞后于学校的整体发展速度，档案管理服务于教学、科研和其他行政管理的能力得不到充分发挥，探究档案管理规范化的标准及有效措施迫在眉睫，也是下一步亟须研究、解决的问题。
参考文献：
[1]中共中央办公厅，国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[EB/OL].[2020-08-08].http：//www.ccda.gov.cn/ccda/ccda/article.asp？infoid=4414&secid=101.
[2]姜波.高职院校档案管理的问题与对策——以LZ技术职业学院为例[D].成都：西南财经大学，2014.
[3]教育部.职业院校管理水平提升行动计划（2015-2018年）[EB/OL].[2020-08-08].http：//gaokao.chsi.com.cn/gkxx/gzzk/yxjs/201511/20151126/1511519350.html.
本文是湖南艺术职业学院2019年度院级一般课题《艺术类高职院校档案管理规范化研究》研究成果（项目编号：HY1912040104）。
