摘要：高校档案是对学校教学和管理等工作流程的原始资料存档。做好档案管理，能为高校教学管理顺利进行提供依据和参照。这就要求我们我们一定要结合具体情况强化、完善和规范档案管理。本文结合一线管理经验，谈一谈如何切实做好高校档案管理工作。
关键词：高校档案管理；校园文化；管理体制；信息化
高校档案指的是高等学校在招生、教学、科研、管理等过程中记录的具有实用参考和保存价值的材料和历史记录。高校档案能真实地记录和反映高校在不同时期的工作情况，能为以后的工作提供参照依据，所以说，档案管理规范化，有助于提升高校的管理水平和教学质量。随着科技的发展，当前的档案除了书面文字，还包括电子影像等多种形式，所以我们在保存和管理过程中都有新的要求和挑战。鉴于此，我们就结合多年的实践经验谈一谈应该怎样强化和规范高校档案管理。
一、 强化基础管理工作
做好档案管理工作首先就要保护档案的安全，不受损失。很多人觉得这些东西也没人故意破坏，往往麻痹大意，造成不必要的损失。就具体情况而言，现行的档案一方面是传统的纸质档案，需要防潮湿、生虫、人为破损等损坏，另一方面就是电子数据档案，诸如影像、视频等需要防止病毒入侵。所以，档案管理一定先从下面几个角度来强化基本安全管理工作：
（一） 给予重视，责任到人
档案这样重要的原始资料需要具体事项由专人负责，只有这样才能具有针对性，才能门清理净，将差错降到最低。为了显示重视程度，高校管理层应该积极带头，成立档案管理和监督小组。比如，校长带头为组长、各科室负责人参与的档案管理工作小组。这样让各管理员工都感觉到领导的高度重视，认识到自己的责任感，有助于积极推进高校档案管理工作的开展。
（二） 基本安全，技术保障
为了保障档案管理工作的安全和质量，我们一方面要添置相关档案管理设备，另一方面要对相关责任人进行定期的、基本的安全技术防备培训。让每位责任员工都有能力做好防盗、防潮、防火、防虫、防霉以及电子档病毒安全等相关保护措施，以确保管理的档案资料安全、规范。
二、 加强档案法制建设
档案法是社会主义法制建设的组成部分，档案管理离不开档案法的规范和保护。所以，高校还要对全体师生宣传档案法制建设的重要性，让大家知法、懂法，依照法律法规共同配合、监督档案管理工作。比如：有的师生在普法以前在很多细节上做得不到位，没意识到问题的严重性，有不按照相关规定开放档案的，也有得过且过管理不到位让档案受损的……。而通过档案法教育，便于一线工作人员依法进行针对性的科学管理。要想做好档案法制建设，我们可以从两个方面入手：
（一） 要进行分级培训。对责任员工要深入培训，系统地引导大家对《档案法》、《档案法实施办法》、《档案管理条例》全面深入地了解，从而促进各单位依法开展档案工作。
（二） 持证上岗。按照相关法规，档案管理人员要进行系统的档案法和管理技能考核，取得《法制培训合格证》后依法上岗。这样才能保障一线员工的法律意识及管理技能，才能确保档案有效、科学地管理。
三、 立卷归档的“三合一”制度
“立卷归档”是档案管理的重点环节之一，为了规范归档工作，我们一般采用严格的“三合一”制度。“三合一”制度其实就是立卷归档制度严格按照制订分类方案、归档范围、保管期限表开展。第一步，制订分类方案。档案分类才便于管理和检索。常用的分类法大概有以下三种：①年度分类法；②学院分类法；③通讯者分类法（按发文存本和原稿按收文者）。第二步，确定归档范围。为了避免因为档案内容繁多造成混乱，我们要对档案进行严格的归档范围限定。例如：对于教职工的档案内容就可以包括“劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘，职工教育与培训，医疗卫生，后勤福利”等方面工作形成的文件材料。第三步，建立保管期限表，便于全面的、直观的内容管理。
需要注意的是，推行这些制度，我们要做好以下几个原则：（1）坚持“历史真实”的原则。原始档案资料必须合法、真实有效，这样才能在以后的教学和管理工作中起到关键作用。例如：学校在归档前就要认真地对学生档案中的入学时间、身份证号、考试分数及学历等要认真核对，并有義务让当事人确定无误后再归档。（2）坚持正确的档案服务流程。具体如下：提交有效证件→审核档案材料→与个人签订委托管理人事档案合同。（3）做好调转工作。实际工作中会存在人事档案转移情况，所以，档案管理人员要注意做好提档转移手续，以备需要时查阅。“三合一”制度本着严谨、科学的态度进行归档管理，不但可以让档案管理规范化，还能有条不紊提升档案工作的管理水平。
四、 档案管理信息化
社会在发展，技术在进步。随着多媒体网络技术的进一步深入发展，为档案管理提供了信息化便捷管理的捷径。实现档案管理的信息化，一方面便于随时联网检索，另一方面还可以有效避免纸质文档可能出现的潮湿、破损等不良现象。但是从纸质档案过渡到信息化，也不能一蹴而就。第一步，要完善基础工作，可以保存纸质档案的扫描会影印件，这样可以保证数据输入的准确性，如果能够将基础管理问题处理好就能够保证数字化管理的稳定性。例如：身份证等信息的录入，如果保存带有个人签名的身份证复印件，其真实性就更容易核实。第二步，结合多媒体网络的优势，进行信息专门化的管理。例如：深入开发档案信息资源，在必要的档案环节，可以保存音频视频资料，这样的档案真实性、说服性更强，易于提取和证实。第三步，数字化归档保持。数字化存档工作要重点针对基本不会发生变化资料进行存档，将资料刻录到光盘，光盘根目录下放一个内容说明文件，这样就能够便于查找和日常维护。需要注意的是，档案信息化要注意病毒的入侵，做好网络安全防护。
五、 总结
本文是我结合多年的管理经验对高校档案管理规范化的几点心得体会。总的来说，档案是记录高校原始资料的文档，对以后的教学和管理有不可忽略的作用。所以档案管理一定要引起重视，要能结合现行的法律法规来完善管理人员的素质和技能，要能结合多媒体技术进行科学化管理、保存和检索，这样才能确保档案管理工作能够为一线教学和管理提供有效帮助。
参考文献：
[1] 邓德成.论高校档案数字化建设[J].卷宗，2016（5）.
[2] 曹玉兰.论高校档案数字化中的风险与应对措施[J].档案管理，2017（2）.
作者简介：张艳丽，青海省西宁市，青海省青海大学。endprint
